A ADDs como System Integrator do Alfresco Enterprise Network, disponibiliza, serviços de consultoria, implementação, suporte e integração do Alfresco, a principal alternativa Open Source (Código Aberto) para a gestão documental a nível empresarial (ECM).
A ADDs atua em 3 verticais com Alfresco:
Nosso público alvo
Empresas que estejam com iniciativas claras de GED (gestão eletrônica de documentos) ou interessadas em organizar todo conteúdo que é gerado dentro da empresa (planilhas, formulários, imagens, vídeos).
A principal necessidade captada das empresas é a geração de grande volume de papel, documentos eletrônicos onde não conseguem organizá-los de modo satisfatório.
O principal benefício que as empresas buscam com um software de gestão de conteúdo empresarial é agilizar a pesquisa de documentos e organizá-los.
Dificuldades que as empresas possuem:
- O tempo envolvido desde a solicitação até o recebimento do documento.
- O trabalho envolvido com a solicitação envio/recebimento e devolução do documento.
- O trabalho envolvido com o controle da documentação (quem solicitou, data da solicitação, data da devolução).
- A quantidade de papel impressa para controle da solicitação, envio/recebimento e devolução da documentação.
- A quantidade de pessoas envolvidas (usuário, office-boy, expedição, arquivista).
- O tempo envolvido quando o documento solicitado está sendo consultado por outra pessoa / departamento.
- A quantidade de cópias geradas (quando se solicita cópia do documento).
- O espaço físico nos departamentos, para guardar a documentação enquanto estiver em consulta.
Benefícios com o software Alfresco:
- Consulta on-line às pastas/documentos digitais na tela do micro.
- Eliminação do trabalho e dos controles associados à solicitação, envio/recebimento e devolução dos documentos em papel (malote, expedição, fax, cópias,distribuição, protocolo).
- Liberação de espaço físico nos departamentos, pois os documentos poderão ser enviados para um Arquivo/CEDOC uma vez que sua consulta estará disponível on-line, a qualquer instante, através do próprio micro do usuário.
- Aumento do controle da documentação.
- Consultas simultâneas ao mesmo documento.
- Substituição do malote tradicional pelo malote digital.
- Consulta aos documentos na intranet/internet.
Desta forma, automatizar os documentos é um passo importante para as empresas obterem aumentos de controle e padronização, redução de custos, melhoria no atendimento aos clientes e fornecedores, diferencial competitivo e principalmente para realizar negócios virtuais, 24 horas por dia, 7 dias da semana.
Dificuldades a serem solucionadas
Diversos são os problemas encontrados pelas organizações no ambiente de negócios.O aumento da competição entre as empresas as impulsiona para que sejam mais competitivas. Mas como sobreviver a esta situação?
Apresentamos algumas dificuldades apresentadas pelas empresas:
- Dificuldades em oferecer melhores benefícios a seus clientes com um custo menor.
- Dificuldades na realização de manutenções sistêmicas.
- Dificuldades em alterar os seus processos de negócios. Onde estão as regras? Separadas em diversos sistemas que fazem parte da organização?
- Dificuldades no aumento da capacidade de processamento de sua organização.
- Falta de padronização nos processos provando perda e insatisfação de clientes.
- Dificuldades na integração com os parceiros/clientes.
- Falta de visão e monitoração dos processos da organização.
- Dependência de pessoas chave na organização.
Nossa visão de BPM, um modelo de gestão por processos:
Relação de BPM e SOA
• Automatização do Processo de Negócio• Desenvolvimento de software a partir de uma visão de processo de negócio
Benefícios alcançados com uma Solução BPM:
- Alinhamento da estratégica de negócios com a TI das organizações. Existe a necessidade do mesmo direcionamento para que o objetivo maior seja alcançado.
- A visão empresarial baseada em processos permite que a alta direção enxergue os processos da organização de forma transparente e facilitando assim a tomada de decisões.
- Ao incluir indicadores dentro dos processos, se tornarão visíveis os gargalos e pontos a serem melhorados, assim reduzindo a margem de erros nos processos.
- Em casos de necessidade de mudanças nos processos, caso o mesmo esteja automatizado e padronizado é evidente a agilidade e resposta nas solicitações de mudança ao negócio.
- Uma vez que os processos estão automatizados e a resposta ao negócio é rápida, ocorre um aumento de fidelização da carteira de clientes.
- Processos automatizados são muito mais ágeis e acertivos que processos manuais e despadronizados.
- Potencializa e amplia reúso de recursos (humanos, tecnológicos).
- Quando todas as facilidades acima ficam evidentes na empresa, agiliza-se o retorno sobre os investimentos e se reduz o custo total de propriedade.
- Potencializar a área de TI para que as manutenções sistêmicas ocorram com rapidez e resposta rápida aos negócios.
- Uma vez mapeado e automatizado o processo, minimiza-se a dependência de pessoas chave.
Com a institucionalização dos processos, se consegue mensurar o desempenho do processo macro e de suas tarefas e consequentemente cria-se valor para o cliente, mantém organizada a empresa, alavanca a competitividade da organização.
Para a implantação de um projeto BPM, a ADDs provê:
- Modelagem dos processos de negócios.
Esta etapa contempla o levantamento do Processo AS IS e a transformação no processo TO BE. - Automatização do processo.
Esta etapa contempla a automatização do processo como um todo, ou seja implantar uma suite BPMS caso o cliente não tenha uma e criar os processos nesta suíte.